Deelnemersreglement Gravel4AIR 2024

Algemeen 

1. Gravel4AIR is een initiatief van Stichting Skate4AIR (KVK: 51042754).
2. Het doel van Gravel4AIR is zoveel mogelijk geld in te zamelen voor de strijd tegen de ziekte Cystic Fibrosis (CF). 
3. Gravel4AIR wordt gehouden van donderdag 30 mei t/m zondag 2 juni 2024. De uitdaging is om in 3 dagen 3 wielertoertochten door Nederland, Duitsland en België af te leggen op de fiets (gravelbike of MTB).
4. Iedere deelnemer houdt zich daarbij aan het door Gravel4AIR voorgeschreven Deelnemersreglement.
5. Door inschrijving voor Gravel4AIR gaat de deelnemer automatisch akkoord met de Algemene Voorwaarden. 
6. Inschrijven is mogelijk als individu en als team. Indien wordt ingeschreven als team wordt aan de organisatie doorgegeven wie fungeert als ‘teamcaptain’ en daarmee aanspreekpersoon voor de organisatie is.
7. Van iedere deelnemer wordt verwacht dat hij zorgt voor een sponsoropbrengst van minimaal € 750 en zich inspant meer bijeen te brengen. Ook van teams wordt verwacht dat zij zorgen voor een minimale sponsoropbrengst van € 750 per teamlid. Iedere deelnemer stelt zich met de inschrijving garant voor betaling van dat bedrag. 
8. Met de inschrijving gaat de deelnemer akkoord met eventueel gebruik van zijn beeltenis in druk, op foto, film, video en dergelijke voor promotionele doeleinden van de Organisatie, zijnde de Gravel4AIR, zonder daarvoor een vergoeding te kunnen claimen.

Inschrijving/ deelname 

1. Deelname aan Gravel4AIR is uitsluitend mogelijk voor een natuurlijke persoon.
2. Deelnemer: de natuurlijke persoon, niet handelend als ondernemer, die zich op een door de Organisatie toegelaten wijze heeft ingeschreven voor deelname aan het Gravel4AIR.
3. De deelnemer betaalt voor de inschrijving voor Gravel4AIR 2024 deelnamegeld  (zie Kostenoverzicht Gravel4AIR 2024), bestaande uit:
   • De organisatiekosten van € 160. Dit is inclusief deelname aan drie clinics en een online informatiesessie
   • Kosten voor 3 overnachtingen o.b.v. halfpension in een door Gravel4AIR geboekte accommodatie (hotel of camping); bij meerdere nachten verblijf zijn de kosten voor eigen rekening
   • Kosten van € 93,50 voor deelname aan de Gravel4AIR 2024 fietstochten inclusief routes, GPS-tracker, verzorgingsposten, back-up medisch en technisch
   • Een Gravel4AIR wielershirt en een koerspet
   • Deelnemers kunnen additioneel tegen betaling een Gravel4AIR fietsbroek bestellen.
4. Het recht op inschrijving is aan leeftijd gebonden. Voor deelnemers van 16 jaar of jonger geldt dat er met de Organisatie wordt overlegd en kan alleen worden deelgenomen onder verantwoordelijkheid van en met schriftelijke toestemming van hun ouders of wettelijk vertegenwoordigers.
5. De Organisatie behoudt zich het recht voor om een deelnemer deelname te ontzeggen op basis van een gegronde reden.
6. Deelname is definitief na het invullen en ondertekening van het inschrijfformulier. Het gehele deelnamegeld dient vooraf aan Gravel4AIR 2024 te zijn betaald. Dit geschiedt door middel van een betaalverzoek via Tikkie dat de deelnemer zes (6) weken voor aanvang van de tocht ontvangt per e-mail of telefoon (WhatsApp). Door de inschrijving voor dit evenement accepteert de deelnemer automatisch de bepalingen van dit Deelnemersreglement. Tijdens de inschrijfprocedure wordt gevraagd hiervoor akkoord te geven.
7. Indien een deelnemer annuleert, dient hij dat schriftelijk per e-mail met te verifiëren gegevens te doen. Gravel4AIR hanteert de volgende voorwaarden voor annulering van inschrijving:
   • bij annulering tot 1 april 2024 brengt Gravel4AIR alleen de werkelijk gemaakte kosten in rekening.
   • bij annulering na gemelde datum tot 30 dagen voor de datum van de start van het programma van Gravel4AIR 2024 brengt Gravel4AIR 60% van het deelnamegeld in rekening.
   • bij annulering vanaf 30 dagen tot 14 dagen voor de datum van de start van het programma van Gravel4AIR 2024 brengt Gravel4AIR 75% van het deelnamegeld in rekening.
   • bij annulering binnen 14 dagen voor de start van het programma van Gravel4AIR 2024 vindt geen restitutie van het deelnamegeld plaats.
8. Indien deelnemer het deelnamegeld reeds heeft betaald, ontvangt deelnemer restitutie van dit geld conform bovenstaande voorwaarden en uiteraard op basis van de werkelijk door Gravel4AIR gemaakte kosten. Betaalde sponsoropbrengsten worden bij annuleren niet

Kleding, clinics en online informatiesessie 

1. Onderdeel van deelname aan Gravel4AIR is de gelijkheid in kleding. Het dragen van de Gravel4AIR fietskleding gedurende de voorbereiding en de rides wordt aanbevolen. Het wielershirt en eventueel additioneel bestelde kleding wordt tijdens de eerste clinic verstrekt of per post verstuurd. Deelnemers krijgen na inschrijving hier een mail over.
2. Er worden drie clinics en een online informatiesessie georganiseerd op nader vast te stellen data en locaties. Deelname aan de clinics wordt ten zeerste aanbevolen. Deze dienen ter bevordering van zowel betrokkenheid en beleving als informatievoorziening. Zo zal worden gefietst onder begeleiding van ervaren gravelbikers en ambassadeur Jochem Uytdehaage. Verder worden presentaties gegeven omtrent o.a. de voorbereiding op de fietstocht en vereisten ten aanzien van conditie en materiaal. De kosten van deze clinics zijn bij het deelnamegeld inbegrepen. Bij verhindering van deelname aan één of meerdere clinics vindt geen restitutie van het deelnamegeld plaats.

Fietstocht en veiligheid 

1. Gravel4AIR 2024 is geen wedstrijd. 
2. De deelnemer verklaart zich bekend met het feit dat deelname een goede gezondheid in zowel psychische als fysieke zin vereist en is zich ervan bewust dat deelname zware eisen stelt aan hun fysieke en mentale conditie. Met de inschrijving verklaart de deelnemer dat hij aan deze eis voldoet, in staat is deel te nemen en dat hij zich door training en anderszins voldoende zal hebben voorbereid op het evenement. 
3. Deelnemers waken over hun eigen veiligheid en die van de overige deelnemers. In het kader van deze veiligheid:
   • Is het dragen van een helm en fietsbril verplicht.
   • Adviseert de Organisatie de deelnemers uitdrukkelijk en dringend tevoren een sportmedische keuring te ondergaan.
   • Hanteert de Organisatie een ‘buddy-systeem’, dat betekent dat een deelnemer de routes niet alleen mag fietsen en te allen tijde samen met één andere deelnemer is.
4. Deelnemers respecteren andere fietsers/ wandelaars, natuur en milieu. Deelnemers houden zich daarbij aan de door de Gravel4AIR gestelde regels.

Aansprakelijkheid organisatie 

1. Deelname aan Gravel4AIR 2024 én reis en verblijf geschieden voor eigen risico. Gravel4AIR noch de Organisatie van Gravel4AIR aanvaardt enige aansprakelijkheid voor ongevallen of schade dan wel verlies en/of diefstal van persoonlijke voorwerpen van de deelnemer, tenzij deze schade het directe gevolg is van een aan de Organisatie toe te rekenen opzet of grove schuld. Deze uitsluiting van aansprakelijkheid geldt ook voor ernstige schadesoorten zoals alle mogelijke schadesoorten ten gevolge van letsel of overlijden.
2. Indien ondanks het bepaalde in het eerste lid van dit artikel aansprakelijkheid van de Organisatie voor schade van de deelnemer aangenomen moet worden, blijft de verplichting van de Organisatie tot vergoeding van die schade beperkt tot ten hoogste het bedrag dat de verzekeraar van de Organisatie ter zake van die schade uitkeert.
3. De deelnemer vrijwaart Gravel4AIR voor schade die Gravel4AIR of derden mochten lijden als gevolg van een aan hem toe te rekenen handelen of nalaten met betrekking tot het evenement. De deelnemer dient afdoende te zijn verzekerd tegen het risico van aansprakelijkheid voor bedoelde schade.
4. De Organisatie kan op grond van uitzonderlijke omstandigheden besluiten Gravel4AIR voortijdig te beëindigen, op te schorten of te neutraliseren. De Organisatie kan eveneens op grond van uitzonderlijke omstandigheden besluiten de te fietsen route of de af te leggen afstand te wijzigen. In bedoelde gevallen vindt geen restitutie van het deelnamegeld plaats anders dan conform de voorwaarden voor annulering zoals hierboven omschreven (onder Inschrijving punt 4). Betaalde sponsoropbrengsten worden in deze gevallen niet geretourneerd.
5. Gravel4AIR accepteert geen aansprakelijkheid wanneer het evenement op grond van uitzonderlijke omstandigheden geen doorgang kan vinden. Er vindt in deze gevallen geen restitutie van deelnamegeld plaats anders dan conform de voorwaarden voor annulering zoals hierboven omschreven (onder Inschrijving punt 4). Betaalde sponsoropbrengsten worden in deze gevallen niet geretourneerd.
6. De deelnemer dient afdoende verzekerd te zijn tegen het risico van schade die hij of een nabestaande mocht lijden ten gevolge van zijn overlijden, letsel of ziekte, veroorzaakt door zijn deelname aan Gravel4AIR.
7. De deelnemer dient zelf te zorgen voor een adequate verzekering die dekking biedt ter zake van de deelname aan Gravel4AIR, zoals een reisverzekering ter dekking van de reis naar en gedurende het verblijf. De deelnemer dient ook afdoende verzekerd te zijn tegen het risico van aansprakelijkheid voor de onder 1 bedoelde schade. Daarnaast wordt het aanbevolen een annuleringsverzekering met sportblessure clausule af te sluiten welke ook uitkeert bij sportblessures. Indien deelnemers verzuimen een adequate verzekering af te sluiten, komt dit voor hun eigen risico.
8. Sponsoren en andere ( )partners van Gravel4AIR, zijn op dezelfde voet als de Organisatie, uitgesloten van aansprakelijkheid.
9. De Gravel4AIR Organisatie is niet aansprakelijk of verantwoordelijk voor zelfstandig geboekte accommodaties.
10. Dit deelnemersreglement wordt uitsluitend beheerst door Nederlands recht. Alle geschillen tussen Gravel4AIR en de deelnemer zullen in eerste instantie aan de bevoegde rechter in Nederland worden voorgelegd. Een geschil wordt geacht aanwezig te zijn, indien één van beide partijen verklaart dat dit het geval is.

Geldigheid bepalingen 

Indien één of enkele artikelen van dit Deelnemersreglement nietig of onwettig zouden zijn, om welke reden dan ook, doet dit geen afbreuk aan de geldigheid van de andere onderdelen van dit reglement.

Akkoord  

De deelnemer erkent kennis te hebben genomen van dit Deelnemersreglement en het volledig te hebben aanvaard. Door acceptatie van dit reglement – middels het aanvinken in het online Kentaa aanmeldformulier – verklaart de deelnemer aan Gravel4AIR 2024 akkoord te gaan met de inhoud van dit geldende reglement en zich aan de gestelde eisen/ voorwaarden te houden.